COMMENT RÉSERVER UNE SALLE SUR LA PLATEFORME MALADIES RARES
A. PETIT RAPPEL
La Plateforme Maladies Rares met à disposition des associations des salles de réunion pour accueillir leurs manifestations et leurs activités associatives. Cette mise à disposition est gratuite grâce à l’AFM et aux dons du Téléthon.
L’accès des salles est strictement réservé aux membres d’une personne morale et ne pas être annoncé au public par voie d’annonces, d’affiches, de tracts, etc… et qu’il revête de ce fait un caractère strictement privé (aucune activité commerciale ne peut y être exercée).
B. PROCÉDURE À SUIVRE
1. Vérifier la disponibilité
Un nouvel outil est à votre disposition pour vérifier en ligne la disponibilité des salles de réunion :
https://www.plateforme‐maladiesrares.org/salles
Attention : les disponibilités données par cet outil ne le sont qu’à titre indicatif et à un instant précis, ce qui implique qu’une salle peut ne plus être disponible entre le moment où vous faites la vérification et le moment ou vous pré‐réservez.
2. Demande de pré‐réservation
Les demandes doivent être faites par mail à l’adresse : sg‐plateforme@maladiesraresinfo.org et comporter les informations suivantes :
• la date et horaires de la réunion
• le nombre de personne (et préciser combien en fauteuil)
• la disposition utile (avec des tables de travail ou en conférence)
• les besoins particuliers, liés à la réunion, motivés (ex. : WC au même niveau pour des contraintes médicales, espaces supplémentaire du fait d’une formation à des manipulations…).
En l’absence de ces informations, la demande ne pourra être traitée.
Il n’est pas utile de préciser le nom de la salle, car celle‐ci sera désignée par nos soins en fonction de vos besoins.
Une réponse, par retour de mail, vous sera faite sous 2 jours ouvrés. Elle sera accompagnée des documents suivants :
La fiche de réservation de salles
Les Conditions de mise à dispositions des salles de réunions de la Plateforme Maladies Rares
3. Validation et Confirmation de la réservation
La réservation d’une salle n’est validée qu’à réception de la fiche de réservation dûment complétée et de l’attestation d’assurance.
Dans la semaine qui précède votre réunion (sous réserve de réception de votre fiche de réservation, et de votre attestation d’assurance) un mail de confirmation et d’information, avec le nom de la (ou des) salle(s), sa situation dans les locaux et les codes d’accès, vous sera envoyé.
Attention :
• Toute pré‐réservation non confirmée par écrit, au moins 8 jours ouvrés avant la date de la
réunion, sera considérée comme annulée ;
• Toute réservation non accompagnée d’une attestation d’assurance, sera considérée comme non
recevable ;
• Le non‐ respect des « Conditions de mise à dispositions des salles de réunions de la Plateforme
Maladies Rares » entraînera une suspension de prêt de 2 ans (Article I.E.).
Pour information, le parking est définitivement fermé et l’accès des véhicules sur le site n’est plus autorisé.
Télécharger la fiche de réservation